a problem with...　問題があります

There's a problem with the order we received today.

今日受け取った商品に問題があります。

poor condition   ひどい状態

The items you sent are in poor condition.

お送りいただいた品物はひどい状態です。

defective  ﾃﾞｨフｪｸﾃｨｳﾞ adj)欠点のある n)欠陥品

More than half of the merchandise are defective.

品物の半分以上が欠陥商品です。

replacement   交換

We need a replacement for the defective products immediately.

欠陥品をすぐに交換して下さい。

We need the entire order to be replaced by June 30.

注文品をすべて6月30日までに交換して下さい。